Conservazione fatture elettroniche (art. 39 del Dpr n. 633/1972)

La formazione, l’emissione, la trasmissione, la conservazione, la copia, la duplicazione, la riprodu­zione, l’esibizione, la validazione temporale nonché la sottoscrizione dei documenti informatici deve avvenire, anche ai fini tributari, nel rispetto delle regole del Codice dell’Amministrazione Di­gitale (CAD).

Le disposizioni contenute nel DLgs. 7.3.2005 n. 82 (CAD) sono infatti esplicitamente richiamate dall’art. 39 del DPR 633/72 e dal DM 17.6.2014, che disciplina le modalità di assolvimento degli obblighi fiscali relativi ai documenti informatici.

Anche ai fini fiscali può definirsi “informatico” qualsiasi “documento elettronico che contiene la rap­presentazione informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti”.

I documenti informatici rilevanti ai fini tributari sono contraddistinti dalle seguenti caratteristiche:

• immodificabilità;
• integrità;
• autenticità;
• leggibilità;
• utilizzo dei formati previsti dal CAD o di quelli scelti dal responsabile della conservazione (che ne deve motivare la scelta nel manuale di conservazione), che siano atti a garantire l’integrità, l’accesso e la leggibilità nel tempo del documento informatico.

Con specifico riferimento alla fattura elettronica, la disciplina della conservazione sostitutiva trova sempre applicazione con riferimento alle fatture elettroniche emesse verso la Pubblica Ammini­stra­zione (B2G) e nei confronti di soggetti privati (B2B e B2C). L’obbligo opera tanto per il cedente o prestatore emittente, quanto per il cessionario o committente, soggetto passivo, destinatario del­la fattura elettronica. Occorre, tuttavia, considerare che devono ritenersi comunque esclusi dall’ob­bli­go di conservazione dei documenti elettronici ricevuti i soggetti aderenti al regime for­fettario (FAQ Agenzia delle Entrate 19.7.2019 n. 110).

L’Amministrazione finanziaria ha affermato che è possibile portare in conservazione la fattura in uno qualsiasi dei formati contemplati dal DPCM 3.12.2013 ritenuti idonei ai fini della con­serva­zione (ad es. in formato “pdf”, “jpg” o “txt”).

In virtù di quanto stabilito dall’art. 3 del DM 17.6.2014, i documenti informatici devono essere con­servati in modo da rispettare le norme del codice civile, le disposizioni del CAD e le altre norme tributarie riguardanti la corretta tenuta della contabilità.

Nell’ambito del processo di conservazione dei documenti informatici, l’art. 3 co. 1 del DM 17.6.2014 richiede altresì che siano consentite le funzioni di ricerca ed estrazione delle infor­ma­zioni dagli archivi informatici in base a:

• cognome e nome;
• denominazione;
• codice fiscale;
• partita IVA;
• data;
• o associazioni logiche tra i suddetti elementi.

Il procedimento deve prevedere l’apposizione del riferimento temporale opponibile a terzi sul pac­chetto di archiviazione (art. 3 co. 2 del DM 17.6.2014) e, come indicato, deve concludersi entro 3 mesi dal termine di presentazione delle dichiarazioni annuali, intendendosi per tale, in un’ottica di sem­plificazione e uniformità del sistema, il termine di presentazione della dichiarazione dei redditi, an­che per i documenti rilevanti ai fini IVA (art. 3 co. 3 del DM 17.6.2014 e ris. Agenzia delle Entrate 10.4.2017 n. 46).

Per quanto concerne il periodo d’imposta 2019, considerato che il termine per la presentazione delle relative dichiarazioni dei redditi è scaduto il 10.12.2020, il processo di conservazione dovrà quindi concludersi entro il 10.3.2021.